Storagebook Help Center

Centrum wiedzy dla operatora, klienta i handlowca

Ta wersja `/docs` jest ułożona rolami i procesami. Zamiast jednej płaskiej listy funkcji dostajesz osobne ścieżki dla pracy operacyjnej, samoobsługi klienta i prezentacji handlowych.

Perspektywy
3

Osobne ścieżki dla operatora, klienta i handlowca.

Kategorie
21

Treść jest ułożona procesami, nie tylko nazwami modułów.

Artykuły
52

Każdy artykuł skupia się na praktycznych krokach.

Szybkie flow
14

Najczęstsze scenariusze zebrane na start i demo.

Jak korzystać z tej strony

Najpierw wybierz rolę, dla której szukasz treści: operator, klient albo handlowiec.

Użyj wyszukiwarki, jeśli szukasz procesu lub problemu po nazwie, np. podpis, otwórz boks, KSeF albo demo.

Każda ścieżka zawiera checklistę startową, szybkie flow, instrukcje modułowe i FAQ.

Operacje

Playbook pracy operatora

Kompletna ścieżka od konfiguracji obiektu, przez sprzedaż i podpisy, aż po rozliczenia, dostęp do boksów, raportowanie i obsługę wyjątków.

Kategorie
11
Artykuły
33
Szybkie flow
6
FAQ
6
Szybki flow

Nowa rezerwacja w panelu

Od wyboru lokalizacji i boksu po zapis rezerwacji bez wychodzenia z panelu operatora.

1 Przejdź do Rezerwacje i użyj akcji "Nowa rezerwacja".
2 Wybierz boks z listy lub otwórz planner w modalu i kliknij dostępny boks.
3 Uzupełnij dane klienta, formę płatności, typ dokumentu i zapisz rezerwację.
Szybki flow

Umowa i podpisy

Jak przejść od opłaconej rezerwacji do podpisanej umowy i obsługi aneksów.

1 Sprawdź aktywny wzór umowy i placeholdery w Ustawieniach.
2 Wyślij link do podpisu klienta, a potem podpisz dokument po stronie operatora.
3 Przy zmianie warunków utwórz aneks, dobierz wzór i uruchom nowy obieg podpisu.
Szybki flow

Płatność, faktura i rozrachunek

Jak operator wiąże wpływ, dokument sprzedażowy i saldo klienta.

1 Wystaw fakturę lub inny dokument sprzedażowy dla rezerwacji.
2 Powiąż wpływ w Operacjach Płatniczych lub sprawdź automatyczną alokację.
3 Zweryfikuj saldo klienta, należności i status rozliczenia dokumentu.
Szybki flow

Podwyżka czynszu z aneksem

Podwyżka jednej umowy, grupy subskrypcji lub wszystkich aktywnych najemców.

1 Wejdź do Subskrypcji i użyj akcji "Podnieś czynsz", "Masowa podwyżka" lub "Podnieś wszystkim".
2 Ustaw procent, datę obowiązywania i opcjonalny wzór aneksu.
3 Sprawdź aktualizację harmonogramu, nowej kwoty cyklicznej i procesu podpisu aneksu.
Szybki flow

TTLock i dostęp do boksu

Od mapowania zamka do boksu po nadanie i odebranie dostępu klientowi.

1 Zsynchronizuj zamki, przypisz zamek do boksu i odśwież statusy.
2 Zweryfikuj, czy aktywna rezerwacja ma prawidłowy grant dostępu.
3 Po zakończeniu najmu sprawdź automatyczne odebranie dostępu albo użyj ręcznej akcji operatora.
Szybki flow

Go-live operatora

Krótka sekwencja kontroli przed uruchomieniem obiektu na realnych danych.

1 Zweryfikuj konfigurację firmy, lokalizacji, cenników i wzorów dokumentów.
2 Przejdź UAT: rezerwacja, płatność, podpis, faktura, dokument klienta i raport.
3 Potwierdź działanie integracji: SMTP, płatności, KSeF, TTLock i notyfikacji.
Checklist 5 kroków

Checklista startu operatora

Skrócona sekwencja startowa do wdrożenia, demo i szybkiej kontroli gotowości operatora.
1

Uzupełnij dane firmy, branding, logotyp, stopki, regulamin i politykę prywatności.

2

Dodaj lokalizacje, rozmiary boksów, boksy, cenniki i plan obiektu zanim rozpoczniesz sprzedaż.

3

Skonfiguruj płatności, faktury, KSeF, szablony notyfikacji, wzory umów i wzory aneksów.

4

Przejdź pełny scenariusz testowy: rezerwacja, płatność, podpis, faktura, dokument klienta i saldo.

5

Jeśli operator korzysta z TTLock lub innych aplikacji, przetestuj moduł na realnym flow przed startem produkcyjnym.

Materiały 4 obszary

Co warto wykorzystać

Gotowe pakiety wiedzy i materiały pomocnicze, które przydają się przy pracy, wdrożeniu i prezentacji systemu.

Onboarding operatora

Jak z pustego tenanta przejść do pierwszej aktywnej rezerwacji i pełnego obiegu dokumentów.

  • Dane firmy i branding
  • Lokalizacje, boksy i planner
  • Szablony dokumentów i płatności
  • UAT przed uruchomieniem

Materiały wdrożeniowe

Z czego korzystać przy konfiguracji nowego operatora i przekazaniu systemu do testów.

  • Checklista operatora
  • Scenariusze testowe
  • Przykładowe importy CSV
  • Powiązania między modułami

Integracje i aplikacje

Najważniejsze punkty kontroli dla płatności, poczty, KSeF i modułów dodatkowych.

  • SMTP i wysyłka maili
  • KSeF i faktury B2B
  • TTLock i dostęp do boksów
  • Włączanie aplikacji tenantowych

Troubleshooting

Od czego zacząć, gdy proces działa niepoprawnie lub operator nie widzi oczekiwanych akcji.

  • Rola i zakres lokalizacji
  • Aktywna licencja i aplikacja
  • Status rezerwacji i status boksu
  • Historia dokumentu, płatności i notyfikacji
Mapa menu

Mapa nawigacji operatora

8 grup

Ta sekcja opisuje każdą widoczną zakładkę w menu operatora. Moduły oznaczone jako opcjonalne pojawiają się tylko wtedy, gdy operator ma aktywną odpowiednią aplikację lub konfigurację.

1 pozycji Grupa menu

Pulpit

Start dnia pracy, szybki podgląd stanu operatora i skróty do najważniejszych działań.
Dashboard

Strona startowa operatora z alertami, zadaniami, szybkim wejściem do codziennej pracy oraz kontrolą licencji i wyjątków.

5 pozycji Grupa menu

Najem i zasoby

Moduły związane z dostępnością jednostek, ruchem rezerwacji i operacyjną stroną obiektu.
Rezerwacje

Główna lista sprzedażowa. Tu operator tworzy, przegląda i prowadzi rezerwacje od pierwszego kontaktu do aktywnego najmu.

Lokalizacje

Konfiguracja obiektów, danych adresowych, kontaktów i punkt wyjścia do pracy na plannerze oraz infrastrukturze lokalizacji.

Boksy

Kartoteka wszystkich jednostek. Pozwala kontrolować kody, statusy, parametry techniczne, mapowanie TTLock i dane sprzedażowe boksu.

Rozmiary boksów

Słownik typów i metraży używanych przy tworzeniu boksów, planera, cenników oraz importów CSV.

Historia TTLock
Opcjonalne

Rejestr otwarć, zamknięć i prób sterowania zamkami. Pomaga diagnozować dostęp do boksów i audytować działania użytkowników.

4 pozycji Grupa menu

Klienci i sprzedaż

Praca handlowa i CRM: leady, profile klientów, segmentacja i wsparcie procesu sprzedaży.
Klienci

Centralna baza klientów, leadów i danych rozliczeniowych. Stąd operator przechodzi dalej do dokumentów, historii najmu i CRM.

Tagi

Słownik znaczników do segmentacji klientów, pracy zespołowej, windykacji i porządkowania leadów.

Promocje

Definicje akcji promocyjnych i warunków handlowych, które można wykorzystywać w sprzedaży i analizować później w raportach.

Link rezerwacyjny

Narzędzie do generowania bezpośrednich linków do formularza rezerwacyjnego dla konkretnego scenariusza sprzedażowego lub kampanii.

6 pozycji Grupa menu

Dokumenty i umowy

Formalne domknięcie procesu: wzory, podpisy, aneksy i dokumenty sprzedażowe widoczne dla operatora oraz klienta.
Umowy

Widok umów i dokumentów najmu związanych z rezerwacjami. To główne miejsce kontroli formalnej strony procesu.

Faktury i dokumenty

Obsługa dokumentów sprzedażowych, PDF-ów, wysyłki i ponownych akcji na fakturach oraz korektach.

Podpisy umów

Kolejka i monitoring obiegów podpisu klienta oraz operatora dla umów, aneksów i wybranych dokumentów.

Wzory umów

Biblioteka szablonów umów z placeholderami, edytorem treści i wyborem aktywnego wzoru dla operatora.

Aneksy umów

Lista roboczych i podpisanych aneksów zmieniających warunki istniejącego najmu.

Wzory aneksów

Szablony pomocnicze do szybkiego generowania aneksów przy podwyżkach, zmianie warunków i innych scenariuszach formalnych.

16 pozycji Grupa menu

Płatności i rozliczenia

Codzienna praca finansowa operatora: wpływy, rozrachunki, cykliczność, media, ubezpieczenia i saldo klienta.
Płatności

Podgląd rozliczonych wpływów i ich powiązania z dokumentami sprzedażowymi. To ekran do czytania efektu, nie do korekty samego wpływu.

Operacje płatnicze

Rejestracja, poprawianie i korygowanie zdarzeń księgowych. Tu operator naprawia sam wpływ, zanim oceni skutki na fakturze i saldzie.

Kaucje

Obsługa depozytów powiązanych z rezerwacją: pobranie, rozliczenie, zwrot i kontrola bieżącego statusu kaucji.

Należności

Kontrola zaległości, terminów płatności, odsetek i pracy windykacyjnej na dokumentach po terminie.

Kasa i raporty kasowe

Ekran dla operacji gotówkowych i raportów kasowych, gdy operator pracuje na wpływach lub wypłatach poza kanałami online.

Salda klientów

Podsumowanie bieżącego i prognozowanego rozrachunku klienta. Najlepszy ekran do wyjaśniania „ile klient naprawdę ma do zapłaty”.

Subskrypcje

Obsługa aktywnych płatności cyklicznych, harmonogramów i kolejnych okresów rozliczeniowych najmu.

Indeksacja czynszu

Reguły automatycznej lub ręcznej podwyżki czynszu, w tym generowanie aneksów i aktualizacja harmonogramów.

Stawki mediów

Słownik cen mediów używany przy rozliczeniach dodatkowych poza czynszem podstawowym.

Liczniki mediów

Kartoteka liczników przypiętych do lokalizacji, boksów lub rezerwacji wraz z ich zakresem i danymi operacyjnymi.

Rozliczenia mediów

Lista odczytów i rozliczeń mediów wynikających z użycia liczników oraz stawek.

Plany ubezpieczeń
Opcjonalne

Konfiguracja pakietów ubezpieczenia oferowanych klientowi przy rezerwacji lub aktywnym najmie.

Polisy ubezpieczeniowe
Opcjonalne

Obsługa aktywnych polis, ich rozliczenia, zmian i bieżącego statusu w procesie najmu.

Zwroty

Historia oraz obsługa zwrotów środków wynikających z nadpłat, korekt lub zamknięcia rozliczenia.

Historia kontaktów windykacyjnych

Rejestr prób kontaktu z klientami zalegającymi z płatnościami, przydatny w pracy back office i windykacji.

Prowizje
Opcjonalne

Widok rozliczeń prowizyjnych operatora wobec platformy lub modelu marketplace. Zakładka pojawia się tylko przy odpowiedniej konfiguracji.

4 pozycji Grupa menu

Raporty i analityka

Analityka biznesowa i operacyjna: przychody, obłożenie, skuteczność działań handlowych i zestawienia do decyzji zarządczych.
Raporty/KPI

Najważniejsze wskaźniki operatora: przychód, wynajęta powierzchnia, trendy i kontrola wyniku w czasie.

Skuteczność promocji

Ocena, które promocje i kampanie realnie wspierają sprzedaż oraz jak przekładają się na konwersję i wynik.

Obłożenie

Raport wykorzystania powierzchni i dostępności boksów w ujęciu operacyjnym i sprzedażowym.

Raporty finansowe i księgowe

Zestawienia finansowe, eksporty i raporty do pracy analitycznej, kontroli rozliczeń oraz współpracy z księgowością.

4 pozycji Grupa menu

Komunikacja i automatyzacje

Wysyłki, alerty i logika komunikacji z klientem lub zespołem operatora.
Automatyzacje powiadomień

Reguły określające kiedy, do kogo i w jakim kontekście system ma wysyłać komunikaty.

Szablony powiadomień

Treści maili i komunikatów systemowych używanych w procesach takich jak rezerwacja, płatność czy podpis.

Logi powiadomień

Historia wysłanych lub nieudanych powiadomień, przydatna przy diagnozie problemów komunikacyjnych.

Alerty dla klienta

Ręczne lub stałe komunikaty wyświetlane klientowi w jego panelu, np. organizacyjne lub płatnicze.

5 pozycji Grupa menu

Ustawienia i integracje

Administracja tenantem operatora, użytkownikami, licencjami, aplikacjami i wiedzą pomocniczą.
Ustawienia

Dane firmy, branding, dokumenty prawne, preferencje tabel i konfiguracja operatora w jednym miejscu.

Aplikacje

Marketplace modułów dodatkowych i integracji. To tutaj operator aktywuje funkcje takie jak TTLock czy ubezpieczenia.

Subskrypcje i licencje

Zakup planów SaaS, kontrola aktywnej licencji i zarządzanie dodatkowymi usługami operatora.

Użytkownicy operatora

Lista pracowników operatora, ich ról, dostępów i danych logowania do panelu.

FAQ

Szybkie odpowiedzi na najczęstsze pytania operatorskie bez potrzeby przechodzenia do pełnego centrum wiedzy.

Procesy 4 scenariusze

Procesy end-to-end

Kompletne ścieżki pracy od początku do końca procesu, dzięki którym operator widzi zależności między modułami, a nie tylko pojedyncze ekrany.

Lead -> klient -> rezerwacja -> płatność -> umowa -> faktura

Podstawowy proces sprzedaży od pierwszego kontaktu do pełnego zamknięcia formalnego.

  • Załóż lub znajdź klienta w CRM i upewnij się, że dane są kompletne.
  • Utwórz rezerwację, wybierz boks i zweryfikuj model płatności.
  • Po wpływie płatności dopilnuj wystawienia dokumentu i uruchomienia podpisu umowy.
  • Po domknięciu dokumentów sprawdź saldo klienta, PDF i widoczność dokumentu w panelu klienta.
Klienci Rezerwacje Płatności Umowy Faktury

Aktywny najem -> subskrypcja -> płatności cykliczne -> podwyżka -> aneks

Proces pracy na istniejącym najmie po etapie sprzedaży.

  • Kontroluj aktywną subskrypcję, harmonogram i kolejne dokumenty cykliczne.
  • Przy zmianie stawek użyj akcji podwyżki zamiast ręcznej edycji wielu rekordów.
  • Jeżeli zmiana wymaga formalnego potwierdzenia, wygeneruj aneks i uruchom podpis.
  • Zweryfikuj, czy nowa kwota działa już w harmonogramie, recurringach i raportach.
Subskrypcje Aneksy Faktury cykliczne

Koniec najmu -> rozliczenie -> protokół -> zwolnienie boksu -> odebranie dostępu

Proces zamknięcia najmu powinien domykać nie tylko dokumenty, ale też dostęp i status jednostki.

  • Zweryfikuj saldo klienta, zaległości i ewentualne dodatkowe rozliczenia przed zamknięciem najmu.
  • Wystaw odpowiedni protokół i zakończ wymagane podpisy lub dokumenty zwrotne.
  • Potwierdź, że boks wrócił do właściwego statusu dostępności.
  • Jeśli używany jest TTLock, sprawdź odebranie dostępu i log zdarzeń.
Saldo klientów Protokóły Planner TTLock

Nowa lokalizacja -> planner -> boksy -> integracje -> UAT -> go-live

Proces uruchomienia nowego obiektu od konfiguracji do startu operacyjnego.

  • Dodaj lokalizację, boksy, rozmiary, cenniki i plan obiektu.
  • Skonfiguruj dokumenty, płatności, powiadomienia i integracje potrzebne na starcie.
  • Przejdź pełny scenariusz UAT na testowych danych operatora i klienta.
  • Dopiero po pozytywnym UAT oddaj lokalizację do pracy na realnych danych.
Lokalizacje Boksy Aplikacje Raporty
Support 6 przypadków

Troubleshooting

Szybkie ścieżki diagnozy dla najczęstszych problemów operacyjnych, finansowych, dokumentowych i integracyjnych.

Nie widać przycisku albo pola

Najczęściej problem wynika z ukrycia funkcji przez rolę, zakres lokalizacji albo nieaktywną aplikację.

  • Sprawdź, czy użytkownik ma właściwą rolę i dostęp do lokalizacji.
  • Zweryfikuj, czy wymagana aplikacja i licencja są aktywne.
  • Potwierdź, że rekord jest w stanie, dla którego dana akcja powinna być widoczna.

Boks ma zły status albo nie zgadza się z plannerem

Rozjazdy zwykle biorą się z rezerwacji, ręcznych zmian albo niespójnego mapowania na planie.

  • Porównaj status boksu z aktywnymi rezerwacjami i subskrypcjami.
  • Sprawdź, czy box znajduje się na planie i czy zapis plannera przeszedł poprawnie.
  • Zweryfikuj, czy operator nie zmieniał statusu ręcznie poza naturalnym flow najmu.

Faktura lub płatność nie wygląda poprawnie

Trzeba rozdzielić problem dokumentu od problemu samego wpływu i jego alokacji.

  • Sprawdź dokument sprzedażowy, jego typ, kanał i status KSeF/Fakturowni.
  • Zweryfikuj wpływ w Operacjach Płatniczych oraz to, czy został zaalokowany do właściwej faktury.
  • Na końcu sprawdź saldo klienta i należności, aby ocenić efekt końcowy.

Dokument nie dotarł do klienta albo nie widać go w panelu

Problem może dotyczyć wysyłki maila, widoczności dokumentu albo niezamkniętego procesu podpisu.

  • Sprawdź, czy dokument został oznaczony jako publiczny i powiązany z właściwym klientem lub rezerwacją.
  • Zweryfikuj, czy wysyłka maila przeszła poprawnie i czy adres odbiorcy jest aktualny.
  • Jeśli dokument wymaga podpisu, sprawdź, czy proces został faktycznie domknięty.

TTLock nie działa poprawnie

Brak przycisku, brak reakcji lub błędny stan zwykle wynikają z braku mapowania, wygasłego grantu albo wyłączonej aplikacji.

  • Sprawdź, czy aplikacja TTLock jest aktywna i czy zamek jest przypisany do właściwego boksu.
  • Zweryfikuj grant dostępu dla aktywnej rezerwacji oraz ewentualne ręczne odebranie dostępu.
  • Przejrzyj logi TTLock i status ostatniej komendy otwarcia lub zamknięcia.

Rezerwacja, umowa i saldo są niespójne

Takie problemy najlepiej diagnozować po całym łańcuchu procesu, a nie w jednym ekranie.

  • Zacznij od rezerwacji i sprawdź jej status, klienta, box oraz płatność.
  • Przejdź do dokumentów: umowy, aneksów i faktur powiązanych z tym najmem.
  • Na końcu sprawdź saldo klienta, należności i historię działań operatora.
Słownik 12 wpisów

Słownik statusów i ról

Wyjaśnienie statusów procesowych, typów dokumentów i zakresów odpowiedzialności, które pojawiają się w całym systemie.

held

Rezerwacja lub box w stanie pośrednim: miejsce jest zablokowane, ale proces nie został jeszcze domknięty operacyjnie lub formalnie.

pending

Stan oczekiwania na kolejny krok procesu, np. płatność, potwierdzenie lub inny warunek przejścia dalej.

paid

Płatność za dany etap została potwierdzona lub zaksięgowana zgodnie z logiką procesu.

rented

Boks jest objęty aktywnym najmem i nie powinien być traktowany jako dostępny do nowej sprzedaży.

queued / pending KSeF

Dokument został skierowany do KSeF lub oczekuje na dispatch, ale nie ma jeszcze finalnego potwierdzenia wysyłki.

publiczny dokument klienta

Dokument widoczny w panelu klienta i możliwy do pobrania bez udziału operatora.

prywatny dokument klienta

Dokument dostępny tylko dla operatora i niewidoczny w panelu klienta końcowego.

grant dostępu TTLock

Aktywny lub wygaszony przydział sterowania boksem zdalnie dla konkretnej rezerwacji i klienta.

Matryca ról

Owner / Właściciel

Pełny nadzór nad konfiguracją, licencjami, raportami i zakresem systemu.

Ustawienia operatora Aplikacje Raporty Rozliczenia

Manager

Zarządzanie operacyjne lokalizacjami, zespołem, sprzedażą i kontrolą jakości procesów.

Dashboard Rezerwacje Subskrypcje Raporty

Operator / Sprzedaż

Codzienna praca na rezerwacjach, klientach, podpisach i podstawowych rozliczeniach.

Rezerwacje Klienci Umowy Płatności

Księgowość / Back office

Faktury, płatności, należności, saldo klienta, korekty i rozliczenia.

Faktury Operacje Płatnicze Należności Saldo klientów

Brak wyników

Zmień frazę wyszukiwania albo wróć do kategorii po lewej stronie.

Podstawa 3 artykuły

Start i nawigacja

Pierwsze kroki po zalogowaniu, dashboard, menu, alerty i różnice między głównymi modułami panelu.
dashboard menu konto powiadomienia panel nawigacja

Pierwsze logowanie i dashboard

Po wejściu do panelu operator widzi skróty do modułów, widgety, zadania i ostrzeżenia licencyjne. To jest punkt startu całej pracy operacyjnej.

Do czego służy

Szybka orientacja w stanie obiektu, licencji i najważniejszych akcjach dnia.

Kiedy używać

Używaj na początku dnia pracy, po wdrożeniu nowego operatora i po zmianach konfiguracyjnych.

Kto korzysta

Operator Manager Owner
1

Zaloguj się do panelu operatora i zacznij od strony /account.

2

Sprawdź alerty, zadania, saldo, szybkie akcje i ewentualne ostrzeżenia licencyjne.

3

Jeżeli pracujesz na wielu lokalizacjach, potwierdź, że zakres danych odpowiada Twojej roli.

Najczęstsze błędy

  • Ignorowanie alertów o licencji, integracjach i brakujących konfiguracjach.
  • Traktowanie dashboardu wyłącznie jako strony startowej, bez weryfikacji zadań i wyjątków.

Powiązane moduły

Rezerwacje Płatności Raporty Aplikacje

Jak czytać menu operatora

Menu jest ułożone procesowo: sprzedaż, obsługa klienta, dokumenty, finanse, raporty i administracja.

Do czego służy

Szybsze odnajdywanie właściwego modułu bez szukania funkcji po całym panelu.

Kiedy używać

Przy pierwszym wdrożeniu, szkoleniu pracownika i wtedy, gdy operator gubi się między podobnymi modułami.

Kto korzysta

Operator Sprzedaż Księgowość
1

Sekcje sprzedażowe zaczynaj od Rezerwacji, Klientów, Umów i Subskrypcji.

2

Rozliczenia znajdziesz w Fakturach, Płatnościach, Operacjach Płatniczych, Należnościach i KSeF.

3

Ustawienia operatora, aplikacje i wzory dokumentów są zebrane w Ustawieniach oraz Aplikacjach.

Najczęstsze błędy

  • Mylenie Płatności z Operacjami Płatniczymi i Kasą.
  • Wchodzenie do ustawień bez zrozumienia, że część ekranów jest aktywowana przez aplikacje.

Powiązane moduły

Ustawienia Płatności Aplikacje

Role i zakres dostępu

Nie każdy pracownik powinien widzieć wszystkie lokalizacje i wszystkie moduły. System wspiera role oraz zakres per lokalizacja.

Do czego służy

Bezpieczne ograniczenie widoku i akcji do odpowiedzialności konkretnego użytkownika.

Kiedy używać

Przy wdrożeniu nowej osoby, tworzeniu stanowisk sprzedażowych, recepcyjnych i księgowych.

Kto korzysta

Owner Manager
1

Nadaj użytkownikowi rolę i sprawdź, które sekcje menu są dla niej widoczne.

2

Jeżeli użytkownik ma pracować tylko na wybranych lokalizacjach, ogranicz jego zakres danych.

3

Po zapisaniu zaloguj się testowo lub zweryfikuj, czy lista rekordów i akcje odpowiadają oczekiwaniom.

Najczęstsze błędy

  • Przyznawanie zbyt szerokich uprawnień „na chwilę”, a potem zapominanie o ich zwężeniu.
  • Brak testu po zapisaniu roli, przez co operator odkrywa błąd dopiero podczas pracy.

Powiązane moduły

Użytkownicy Lokalizacje Dashboard
Wdrożenie 3 artykuły

Konfiguracja przed startem

Jak przygotować tenant do pracy: firma, obiekty, cenniki, dokumenty, płatności i moduły dodatkowe.
ustawienia branding cenniki smtp wzory wdrożenie

Dane firmy i branding

Operator powinien na początku uzupełnić dane firmy, kolory, logotyp, stopki i dokumenty prawne, aby cały system był spójny z marką obiektu.

Do czego służy

Zamiana domyślnych danych systemowych na pełne dane operatora we wszystkich kluczowych miejscach.

Kiedy używać

Na początku wdrożenia i zawsze po zmianie marki, adresów kontaktowych lub danych rozliczeniowych.

Kto korzysta

Owner Manager
1

Uzupełnij nazwę firmy, dane kontaktowe, branding i treści prawne w ustawieniach operatora.

2

Sprawdź formularz rezerwacyjny, stopki maili i dokumenty PDF pod kątem poprawnych danych.

3

Jeżeli obiekt korzysta z dodatkowych kontaktów dla lokalizacji, skonfiguruj je od razu.

Najczęstsze błędy

  • Pozostawienie domyślnych danych platformy w stopkach, mailach lub dokumentach.
  • Brak kontroli po zmianie logotypu i brandingu na już istniejących szablonach dokumentów.

Powiązane moduły

Ustawienia Formularz rezerwacyjny Mail Dokumenty

Lokalizacje, boksy i cenniki

Zanim operator zacznie sprzedawać, musi mieć gotową strukturę obiektów, plan, bazę boksów i poprawne stawki.

Do czego służy

Przygotowanie fundamentu sprzedaży i prawidłowego naliczania czynszu.

Kiedy używać

Przed startem sprzedaży, przy uruchomieniu nowej lokalizacji i podczas większej rozbudowy obiektu.

Kto korzysta

Owner Manager Operator
1

Dodaj lokalizacje, rozmiary boksów, boksy oraz ich statusy początkowe.

2

Zweryfikuj ceny bazowe, powierzchnie i ewentualne różnice między kategoriami boksów.

3

Jeżeli używasz importów CSV, najpierw sprawdź kilka rekordów ręcznie i dopiero potem importuj całość.

Najczęstsze błędy

  • Import danych bez wcześniejszego sprawdzenia kodów lokalizacji, statusów i rozmiarów.
  • Rozpoczęcie sprzedaży przed przygotowaniem spójnego plannera i cenników.

Powiązane moduły

Lokalizacje Boksy Import CSV Planner

Płatności, mail i dokumenty przed go-live

Przed oddaniem systemu do pracy trzeba upewnić się, że obieg płatności, maili i dokumentów działa naprawdę end-to-end.

Do czego służy

Zapobieganie sytuacji, w której rezerwacja działa, ale klient nie dostaje dokumentu albo operator nie widzi wpływu.

Kiedy używać

Na końcu wdrożenia, przed UAT i przed przełączeniem operatora na realne płatności.

Kto korzysta

Owner Manager Księgowość
1

Skonfiguruj metody płatności, SMTP, wzory umów, wzory aneksów i szablony powiadomień.

2

Wystaw testowy dokument, wyślij go ponownie i sprawdź, czy klient widzi go w swoim panelu.

3

Przejdź próbny scenariusz podpisu, płatności i faktury w jednej ścieżce testowej.

Najczęstsze błędy

  • Zakładanie, że zapis konfiguracji wystarczy bez testu realnego flow.
  • Brak sprawdzenia fallbacków, np. globalnego mailera lub systemowego kanału fakturowania.

Powiązane moduły

Płatności Umowy Faktury KSeF SMTP
Sprzedaż 3 artykuły

Rezerwacje i boksy

Tworzenie rezerwacji, wybór boksu, statusy zajętości i przejście od leadu do aktywnego najmu.
rezerwacje boksy planner held paid rented lead

Tworzenie rezerwacji z panelu operatora

Nowa rezerwacja działa jako natywny formularz panelowy, bez przechodzenia na formularz publiczny. To podstawowe narzędzie pracy działu sprzedaży i recepcji.

Do czego służy

Szybkie założenie rezerwacji z pełną kontrolą nad boksem, klientem i sposobem płatności.

Kiedy używać

Gdy operator tworzy rezerwację ręcznie, finalizuje zamówienie telefoniczne albo wprowadza sprzedaż po kontakcie bezpośrednim.

Kto korzysta

Operator Sprzedaż Recepcja
1

Kliknij "Nowa rezerwacja" i wybierz lokalizację, boks oraz typ klienta.

2

Uzupełnij dane klienta, sposób płatności, okres i informacje rozliczeniowe.

3

Zapisz rezerwację i od razu sprawdź, jaki status został nadany oraz czy boks jest prawidłowo zablokowany.

Najczęstsze błędy

  • Tworzenie rezerwacji bez weryfikacji, czy klient już istnieje w CRM.
  • Nadpisanie danych firmy danymi osoby fizycznej albo odwrotnie.

Powiązane moduły

Klienci Planner Płatności Umowy

Wybór boksu z plannera

Planner pokazuje wszystkie jednostki i pozwala wskazać wolny boks bez zgadywania kodu. To szczególnie ważne przy większych lokalizacjach i sprzedaży doradczej.

Do czego służy

Szybkie dobranie odpowiedniego boksu na podstawie realnej dostępności i położenia.

Kiedy używać

Gdy operator pracuje na obiekcie z wieloma boksami, prowadzi klienta przez wybór lokalizacji albo chce uniknąć pomyłek w kodach.

Kto korzysta

Operator Sprzedaż
1

Użyj akcji "Wybierz z plannera" przy formularzu rezerwacji.

2

Kliknij dostępny boks i zwróć uwagę na wyszarzone jednostki, których nie można wybrać.

3

Po wyborze sprawdź, czy system ustawił właściwy box, lokalizację i cenę bazową.

Najczęstsze błędy

  • Opieranie się wyłącznie na liście kodów bez sprawdzenia położenia boksu na planie.
  • Brak aktualizacji plannera po dodaniu nowych boksów lub zmianie rozmiarów.

Powiązane moduły

Planner Boksy Lokalizacje

Statusy boksów i rezerwacji

Spójność statusów jest kluczowa: boks i rezerwacja powinny odzwierciedlać ten sam etap procesu, aby raporty i dostępność były wiarygodne.

Do czego służy

Zrozumienie, dlaczego system pokazuje jednostkę jako wolną, zablokowaną albo wynajętą.

Kiedy używać

Przy diagnozie problemów z dostępnością, przy sprzedaży i przy pracy na plannerze.

Kto korzysta

Operator Manager
1

Traktuj "available" jako brak aktywnej blokady i brak najmu.

2

Rozumiej "held" jako stan pośredni: rezerwacja istnieje, ale proces nie jest jeszcze domknięty.

3

Status "rented" oznacza aktywny najem po podpisie i zamknięciu głównych warunków formalnych.

Najczęstsze błędy

  • Ręczne zmienianie statusu boksu bez sprawdzenia, z jakiej rezerwacji wynika blokada.
  • Ocenianie dostępności tylko po plannerze albo tylko po liście, bez porównania obu widoków.

Powiązane moduły

Planner Raporty TTLock
CRM 3 artykuły

Klienci i CRM

Obsługa profilu klienta, leadów, dokumentów, znaczników, notatek i historii kontaktu.
klienci crm profil lead b2b b2c dokumenty

Profil klienta i dane B2C/B2B

System obsługuje zarówno klientów indywidualnych, jak i firmy z pełnymi danymi rozliczeniowymi. Profil klienta jest centrum relacji, a nie tylko kartoteką kontaktową.

Do czego służy

Utrzymanie spójnych danych klienta i wykorzystanie ich w rezerwacjach, dokumentach oraz rozliczeniach.

Kiedy używać

Gdy operator tworzy klienta przed sprzedażą, porządkuje leady albo aktualizuje dane fakturowe.

Kto korzysta

Operator Sprzedaż Księgowość
1

Załóż klienta ręcznie, jeśli chcesz przygotować lead lub dane do późniejszej obsługi.

2

Dla firm uzupełnij nazwę, NIP, REGON, KRS i dane reprezentanta.

3

Dla osób fizycznych pilnuj kompletu danych kontaktowych i adresowych, bo będą używane w dokumentach.

Najczęstsze błędy

  • Tworzenie duplikatów profilu, gdy klient istnieje już w systemie pod innym adresem mailowym.
  • Brak rozróżnienia między leadem bez konta a klientem, który ma już aktywne logowanie.

Powiązane moduły

Rezerwacje Faktury Dokumenty klienta

Dokumenty klienta

Profil klienta może przechowywać dokumenty publiczne i prywatne, łączyć je z rezerwacją, fakturą lub umową i uruchamiać obieg podpisu dla wybranych plików.

Do czego służy

Centralne miejsce do pracy z dokumentami klienta poza samymi fakturami i umowami systemowymi.

Kiedy używać

Gdy operator dodaje skan dokumentu, załącza plik dla klienta albo zarządza dokumentami zewnętrznymi.

Kto korzysta

Operator Sprzedaż Back office
1

Wgraj dokument do profilu klienta i nadaj mu typ oraz widoczność: publiczną albo prywatną.

2

Powiąż dokument z rezerwacją, umową, aneksem lub fakturą, jeśli ma być widoczny w odpowiednim kontekście.

3

Jeżeli dokument wymaga podpisu, uruchom odpowiedni obieg bezpośrednio z poziomu zarządzania dokumentem.

Najczęstsze błędy

  • Oznaczanie dokumentu jako publiczny bez sprawdzenia, czy klient rzeczywiście powinien go widzieć.
  • Traktowanie dokumentów klienta jako archiwum bez relacji do procesów operacyjnych.

Powiązane moduły

Umowy Faktury Panel klienta

Tagi, notatki i praca na historii klienta

Dobrze prowadzony CRM pozwala zobaczyć nie tylko rezerwacje, ale też historię kontaktu, ważne ustalenia i segment klienta.

Do czego służy

Utrzymanie wiedzy o kliencie w systemie, a nie w prywatnych wiadomościach czy zewnętrznych notatkach.

Kiedy używać

Przy prowadzeniu leadów, obsłudze zaległości, przypomnieniach i pracy zespołowej.

Kto korzysta

Operator Sprzedaż Manager
1

Używaj tagów do segmentacji klientów, np. biznes, student, ważny klient, windykacja.

2

Dodawaj notatki przy ważnych ustaleniach handlowych lub operacyjnych.

3

Przeglądaj historię dokumentów, rezerwacji i płatności z jednego miejsca przed kontaktem z klientem.

Najczęstsze błędy

  • Dodawanie notatek bez kontekstu, daty lub opisu ustaleń.
  • Utrzymywanie ważnych informacji o kliencie wyłącznie poza systemem.

Powiązane moduły

Rezerwacje Należności Dokumenty klienta
Dokumenty 3 artykuły

Umowy i aneksy

Wzory dokumentów, podpisy, PDF-y, załączniki i obsługa zmian warunków najmu.
umowy aneksy podpis szablony pdf placeholdery

Wzory umów i wzory aneksów

Zanim uruchomisz podpis, upewnij się, że aktywny jest właściwy wzór dokumentu. To wzór decyduje o treści, placeholderach i finalnym PDF.

Do czego służy

Standaryzacja treści dokumentów i automatyczne uzupełnianie danych z rezerwacji oraz operatora.

Kiedy używać

Gdy wdrażasz nowego operatora, zmieniasz treść dokumentów albo przygotowujesz nowe typy aneksów.

Kto korzysta

Owner Manager Back office
1

W Ustawieniach przejdź do Wzorów dokumentów i sprawdź aktywny szablon umowy.

2

Dla aneksów utwórz osobne wzory i przypisz je do właściwych scenariuszy zmian.

3

Korzystaj z placeholderów, aby automatycznie wstawiać dane klienta, boksu, czynszu i terminów.

Najczęstsze błędy

  • Ręczne wpisywanie danych do treści zamiast używania placeholderów.
  • Brak testu podglądu po zmianie treści wzoru lub trybu HTML/Markdown.

Powiązane moduły

Ustawienia Podpisy Podwyżki czynszu

Podpis klienta i operatora

Po opłaceniu rezerwacji system może poprowadzić obie strony przez podpis dokumentu, a operator powinien pilnować kolejności i finalnego PDF.

Do czego służy

Zamknięcie procesu formalnego bez ręcznej wymiany skanów i maili.

Kiedy używać

Dla umów głównych, aneksów oraz ręcznie wgranych dokumentów do podpisu.

Kto korzysta

Operator Back office
1

Wyślij klientowi link do podpisu i zweryfikuj treść dokumentu przed wysyłką.

2

Po podpisie klienta wykonaj podpis operatora w odpowiednim kroku procesu.

3

Po zamknięciu podpisu sprawdź numer dokumentu, PDF i widoczność w panelu klienta.

Najczęstsze błędy

  • Wysyłka dokumentu do podpisu bez sprawdzenia aktywnego wzoru i widocznych placeholderów.
  • Brak kontroli, czy dokument rzeczywiście został domknięty także po stronie operatora.

Powiązane moduły

Dokumenty klienta Panel klienta Rezerwacje

Kiedy używać aneksu

Aneks służy do zmiany warunków trwającej umowy bez tworzenia nowej rezerwacji. To podstawowe narzędzie zmian formalnych w aktywnym najmie.

Do czego służy

Porządkowanie zmian warunków czynszu, dostępu lub innych zapisów bez rozbijania historii umowy.

Kiedy używać

Przy podwyżkach czynszu, zmianie zasad najmu, korektach warunków i innych aktualizacjach obowiązującej umowy.

Kto korzysta

Operator Manager Back office
1

Twórz aneks przy zmianie stawki najmu, zasad dostępu lub innych istotnych zapisów.

2

Dobierz gotowy wzór aneksu albo przygotuj nowy, jeśli scenariusz nie jest jeszcze opisany.

3

Jeżeli aneks ma być podpisany, uruchom obieg podobny do umowy głównej i sprawdź finalny PDF.

Najczęstsze błędy

  • Tworzenie nowej rezerwacji tylko dlatego, że zmienił się czynsz lub pojedynczy warunek umowy.
  • Zostawienie aneksu w wersji draft bez późniejszego zamknięcia procesu podpisu.

Powiązane moduły

Subskrypcje Podwyżki czynszu Podpisy
Finanse 3 artykuły

Płatności, faktury i rozliczenia

Dokumenty sprzedażowe, alokacje płatności, kaucje, KSeF, należności i saldo klienta.
faktury płatności ksef kaucje należności saldo

Faktury i dokumenty sprzedażowe

W module faktur operator obsługuje sprzedaż, korekty, duplikaty, noty i dokumenty techniczne. To główne miejsce pracy na wystawionych dokumentach.

Do czego służy

Kontrola pełnego obiegu dokumentu sprzedażowego od wystawienia do wysyłki i rozliczenia.

Kiedy używać

Gdy trzeba wystawić dokument, pobrać PDF, wysłać ponownie fakturę lub sprawdzić kanał fakturowania.

Kto korzysta

Księgowość Operator Back office
1

Wejdź do listy faktur, aby podejrzeć dokument, pobrać PDF lub wykonać akcję z menu.

2

Jeśli płatność się zmieniła lub pojawił się zwrot, użyj dokumentu korekty.

3

Przy aktywnej integracji KSeF pilnuj, aby do KSeF trafiały wyłącznie faktury wystawione na firmę.

Najczęstsze błędy

  • Mylenie dokumentów systemowych z dokumentami technicznymi, np. protokołami.
  • Ręczna wysyłka do KSeF faktury B2C, która powinna pozostać poza tym kanałem.

Powiązane moduły

KSeF Płatności Rezerwacje

Płatności vs Operacje Płatnicze vs Kasa

Te moduły wyglądają podobnie, ale służą do innych etapów rozliczenia. Właściwy wybór ekranu oszczędza dużo czasu i błędów.

Do czego służy

Zrozumienie, gdzie oglądać wpływy, a gdzie je poprawiać i księgować.

Kiedy używać

Przy dopinaniu wpłaty do faktury, wprowadzaniu gotówki, korektach wpływu i wyjaśnianiu salda klienta.

Kto korzysta

Księgowość Operator
1

W Płatnościach sprawdzaj rozliczone wpływy przypięte do dokumentów.

2

W Operacjach Płatniczych rejestruj, poprawiaj i koryguj same zdarzenia księgowe.

3

W Kasie obsługuj wpływy i wydruki operacji gotówkowych.

Najczęstsze błędy

  • Szukanie błędu rozliczenia w Fakturach zamiast w Operacjach Płatniczych.
  • Poprawianie rozliczeń bez zrozumienia, który ekran odpowiada za sam wpływ, a który za dokument.

Powiązane moduły

Saldo klientów Należności Faktury

Należności, odsetki i saldo klienta

Zaległości obsługuj przez moduł należności i saldo klienta, a nie ręcznie poza systemem. To pozwala zachować pełny ślad działań.

Do czego służy

Kontrola rozrachunków klienta oraz obsługa opóźnień w płatnościach.

Kiedy używać

Przy windykacji, przypomnieniach o płatności, kontroli zaległości i wyjaśnianiu salda.

Kto korzysta

Księgowość Back office Manager
1

Filtruj dokumenty po terminie i sprawdzaj wiek należności.

2

Używaj salda klienta do kontroli bieżącego i prognozowanego rozrachunku.

3

Dla opóźnień nalicz odsetki, generuj wezwania i zapisuj historię kontaktu.

Najczęstsze błędy

  • Prowadzenie windykacji poza systemem bez notowania działań i efektów.
  • Analizowanie salda klienta bez sprawdzenia, czy wszystkie operacje zostały prawidłowo zaalokowane.

Powiązane moduły

Klient Płatności Raporty
Cykliczność 3 artykuły

Subskrypcje i podwyżki czynszu

Płatności cykliczne, harmonogramy, ręczne podwyżki, indeksacja i pełne miesiące rozliczeniowe.
subskrypcje cykliczne czynsz podwyżka indeksacja harmonogram

Obsługa płatności cyklicznych

Subskrypcje pokazują aktualny okres, kolejne obciążenie i przyszłe harmonogramy. To najważniejsze miejsce dla operatora pracującego na aktywnym najmie.

Do czego służy

Kontrola tego, co wydarzy się w kolejnych cyklach rozliczeniowych.

Kiedy używać

Przy aktywnych najmach, przy diagnozie nieudanych obciążeń i przy przygotowywaniu podwyżek.

Kto korzysta

Operator Księgowość Manager
1

Na liście subskrypcji sprawdzaj status, kwotę, następną płatność i daty okresów.

2

Dla problematycznych płatności przechodź do harmonogramów i prób płatności.

3

Przy zmianie kwoty upewnij się, że nowa wartość trafiła także do przyszłych cykli.

Najczęstsze błędy

  • Patrzenie tylko na rezerwację zamiast na harmonogram i kolejne raty.
  • Brak kontroli, czy recurring i dokumenty cykliczne korzystają już z nowej kwoty.

Powiązane moduły

Płatności Faktury Podwyżki

Podwyżka jednej umowy i masowe zmiany

System obsługuje podwyżkę jednej subskrypcji, wybranej grupy i całego widoku. To powinien być kontrolowany proces, a nie ręczna zmiana kwoty w wielu miejscach.

Do czego służy

Szybkie i formalnie poprawne wprowadzenie zmiany czynszu.

Kiedy używać

Gdy rośnie cennik, operator waloryzuje stawki albo zmienia warunki dla wybranych klientów.

Kto korzysta

Operator Manager Back office
1

Użyj akcji na jednej subskrypcji, jeśli zmiana dotyczy konkretnego klienta.

2

Skorzystaj z masowej akcji dla zaznaczonych rekordów lub z akcji globalnej dla całej listy.

3

Jeśli klient powinien podpisać zmianę, dołącz wzór aneksu już na etapie podwyżki.

Najczęstsze błędy

  • Zmiana samej kwoty w subskrypcji bez sprawdzenia harmonogramu i dokumentów.
  • Pominięcie formalnej ścieżki aneksu tam, gdzie operator wymaga podpisanej zmiany.

Powiązane moduły

Aneksy Umowy Harmonogramy

Indeksacja roczna i pełne miesiące

Przy najmie cyklicznym system wspiera proraty i przejście na pełne miesiące kalendarzowe. Indeksacja może też generować aneksy i aktualizować rozliczenia.

Do czego służy

Obsługa bardziej złożonej logiki czynszu bez ręcznego przeliczania każdego najmu.

Kiedy używać

Przy waloryzacji rocznej, startach w środku miesiąca i automatycznych zmianach kwot.

Kto korzysta

Manager Księgowość Back office
1

Skonfiguruj regułę indeksacji z procentem i datą wejścia w życie.

2

Zdecyduj, czy system ma utworzyć i wysłać aneks do podpisu.

3

Po uruchomieniu sprawdź nowe kwoty subskrypcji, harmonogramów i dokumentów cyklicznych.

Najczęstsze błędy

  • Brak rozróżnienia między kwotą miesięczną bazową a kwotą „do pobrania teraz”.
  • Pominięcie kontroli pierwszego okresu rozliczeniowego przy najmie rozpoczynającym się w połowie miesiąca.

Powiązane moduły

Aneksy Faktury cykliczne Raporty
Operacje 3 artykuły

Lokalizacje i planner

Tworzenie planów obiektów, zarządzanie piętrami, siatką, zoomem, kolizjami i synchronizacją statusów.
lokalizacje planner piętra zoom 3d siatka kolizje

Budowanie planu obiektu

Planner powinien odzwierciedlać realny układ obiektu i wszystkie aktywne boksy. To nie tylko wizualizacja, ale narzędzie sprzedaży i operacji.

Do czego służy

Stworzenie czytelnego i spójnego widoku lokalizacji wykorzystywanego także w procesie sprzedaży.

Kiedy używać

Przy uruchomieniu nowej lokalizacji, reorganizacji obiektu lub dodawaniu nowych boksów.

Kto korzysta

Operator Manager
1

Otwórz lokalizację i przejdź do plannera, aby rozmieścić jednostki na piętrach.

2

Każdy istniejący box powinien znaleźć się w planie, aby formularz rezerwacyjny i panel były spójne.

3

Po większych zmianach sprawdź, czy statusy boksów zgadzają się z rezerwacjami i listą boksów.

Najczęstsze błędy

  • Utrzymywanie boksów na liście bez ich odpowiedników na planie.
  • Traktowanie plannera jako dekoracji, a nie elementu procesu sprzedaży.

Powiązane moduły

Boksy Rezerwacje Lokalizacje

Precyzyjna praca na siatce i kolizjach

Planner wspiera siatkę co 10 cm, zoom, kolizje i dokładne pozycjonowanie boksów. To wymaga świadomej pracy, szczególnie na większych obiektach.

Do czego służy

Unikanie nakładania się boksów i poprawa czytelności planu.

Kiedy używać

Przy przesuwaniu boksów, kopiowaniu układu i poprawianiu gęstości rozmieszczenia jednostek.

Kto korzysta

Operator Manager
1

Przybliż plan ikonami lupy lub gestem Ctrl/Cmd + kółko dla dokładniejszej pracy.

2

Zwracaj uwagę na kolizje i na to, czy planner zostawia element tam, gdzie naprawdę chcesz go upuścić.

3

Po serii zmian wykonaj dodatkowy przegląd planu z różnych poziomów przybliżenia.

Najczęstsze błędy

  • Układanie boksów zbyt gęsto bez zostawienia logicznych przejść i stref dostępu.
  • Praca wyłącznie na bardzo małym zoomie, co utrudnia ocenę kolizji i marginesów.

Powiązane moduły

Widok 3D Rezerwacje Wybór boksu

Synchronizacja z listą boksów

Planner nie jest osobnym światem: jego dane powinny odpowiadać statusom z list, rezerwacji i raportów.

Do czego służy

Utrzymanie jednego źródła prawdy o dostępności i zajętości boksów.

Kiedy używać

Po zmianie rozmieszczenia, przy diagnozie dostępności i przy błędach widocznych między plannerem a listą.

Kto korzysta

Operator Manager
1

Po zapisie planu zweryfikuj statusy i rozmieszczenie na liście boksów.

2

Jeżeli używasz plannera do wyboru boxu w rezerwacji, sprawdź też zachowanie w formularzu rezerwacyjnym.

3

Przy problemach porównaj mapowanie boksów, statusy i aktywne rezerwacje.

Najczęstsze błędy

  • Ręczne ustawianie statusów boksów bez zrozumienia, czy wynikają z planu czy z rezerwacji.
  • Brak testu po zmianie planu na rzeczywistej rezerwacji w panelu.

Powiązane moduły

Rezerwacje Raporty Statusy boksów
Media 3 artykuły

Liczniki, media i rozliczenia dodatkowe

Liczniki lokalizacji, boksów i rezerwacji, odczyty, stawki oraz rozliczenia mediów.
media liczniki odczyty stawki rozliczenia

Rodzaje liczników i ich zakres

Licznik może dotyczyć całej lokalizacji, pojedynczego boksu albo konkretnej rezerwacji. To trzeba dobrze rozumieć przed rozpoczęciem odczytów.

Do czego służy

Poprawne przypisanie zużycia do właściwego poziomu rozliczeń.

Kiedy używać

Na etapie konfiguracji mediów i przy uruchamianiu rozliczeń dodatkowych.

Kto korzysta

Operator Księgowość
1

Wybierz, czy licznik jest lokalizacyjny, boksowy czy przypisany do rezerwacji.

2

Jeżeli licznik dotyczy tylko jednej jednostki, nie przypisuj go zbyt szeroko do całego obiektu.

3

Sprawdź opisy i zależności pól podczas zakładania licznika.

Najczęstsze błędy

  • Tworzenie licznika na złym poziomie, przez co później trudno poprawnie rozliczyć zużycie.
  • Brak konsekwencji w nazewnictwie liczników i ich przypisaniach.

Powiązane moduły

Stawki mediów Rozliczenia mediów

Pierwszy odczyt i kolejne odczyty

Pierwszy odczyt powinien być traktowany jako stan początkowy, a nie od razu jako rozliczenie do zapłaty.

Do czego służy

Zapobieganie błędnym rozliczeniom od zera i utrzymanie poprawnej historii zużycia.

Kiedy używać

Przy uruchamianiu nowego licznika oraz przy pierwszym przejęciu danych historycznych.

Kto korzysta

Operator Księgowość
1

Zapisz pierwszy odczyt jako punkt startowy dla dalszych rozliczeń.

2

Kolejne odczyty wprowadzaj dopiero po ustaleniu właściwej częstotliwości i stawki.

3

Kontroluj, czy system nie pozwala na duplikaty ani odczyty dla nieaktywnego licznika.

Najczęstsze błędy

  • Traktowanie pierwszego odczytu jako zużycia do obciążenia klienta.
  • Wprowadzanie kilku odczytów z tą samą datą bez sprawdzenia historii licznika.

Powiązane moduły

Liczniki Rozliczenia mediów

Stawki i rozliczenia mediów

Stawki mediów powinny być zdefiniowane zanim operator zacznie rozliczać zużycie na klienta.

Do czego służy

Poprawne naliczanie kosztów dodatkowych i przejrzysta historia rozliczeń.

Kiedy używać

Przy wdrożeniu rozliczeń mediów, zmianie stawek i weryfikacji opłat dodatkowych.

Kto korzysta

Księgowość Manager
1

Dodaj stawkę mediów z właściwą jednostką i okresem obowiązywania.

2

Po zapisaniu odczytu zweryfikuj wygenerowane rozliczenie i jego kwotę.

3

Przy zmianie stawek sprawdź, od jakiej daty nowa wartość ma działać.

Najczęstsze błędy

  • Zmiana stawki bez sprawdzenia, od kiedy system ma używać nowej wartości.
  • Rozliczanie mediów bez powiązania ich z odpowiednim licznikiem i zakresem.

Powiązane moduły

Liczniki Faktury Należności
Analityka 3 artykuły

Raporty i AI

Dashboard KPI, raporty operacyjne, eksporty CSV/XLSX oraz pytania do AI o dane operatora.
raporty ai kpi eksport analityka csv mtd

Jak czytać dashboard i KPI

Dashboard ma wspierać decyzje operacyjne, a nie tylko pokazywać liczby. Najważniejsze jest zrozumienie, co za nimi stoi.

Do czego służy

Szybka ocena zajętości, sprzedaży, zaległości i kondycji obiektu.

Kiedy używać

Na początku dnia, przy odprawach zespołu i podczas kontroli wyników miesiąca.

Kto korzysta

Manager Owner Operator
1

Czytaj KPI razem z kontekstem: data, aktywne lokalizacje, statusy i filtry.

2

Porównuj przychody, zaległości i wynajętą powierzchnię zamiast patrzeć na pojedynczy widget.

3

Jeżeli wynik wygląda podejrzanie, przejdź do raportu źródłowego lub listy rekordów.

Najczęstsze błędy

  • Wyciąganie wniosków z jednego widgetu bez sprawdzenia zakresu dat i źródła danych.
  • Mylenie przychodu z wpływem gotówki lub z samą wartością wystawionych dokumentów.

Powiązane moduły

Raporty finansowe Saldo klientów Płatności

Eksporty CSV i XLSX

Eksport ma służyć dalszej analizie albo przekazaniu danych poza system, ale najpierw trzeba mieć pewność, że zakres i filtry są poprawne.

Do czego służy

Bezpieczne wynoszenie danych poza panel bez utraty kontekstu.

Kiedy używać

Gdy operator przygotowuje raport dla właściciela, księgowości lub klienta końcowego.

Kto korzysta

Manager Księgowość
1

Ustaw zakres dat i filtry przed uruchomieniem eksportu.

2

Sprawdź, czy raport dotyczy konkretnej lokalizacji, klienta lub typu dokumentu.

3

Po eksporcie porównaj kilka rekordów z panelem, żeby upewnić się, że zakres jest prawidłowy.

Najczęstsze błędy

  • Eksportowanie danych bez zawężenia zakresu, co później utrudnia analizę.
  • Traktowanie eksportu jako źródła prawdy bez weryfikacji z rekordami w systemie.

Powiązane moduły

Raporty AI Płatności

Asystent AI w panelu

AI pomaga w szybkim odczycie danych operacyjnych, ale najlepiej działa na precyzyjnych pytaniach i nie zastępuje weryfikacji źródeł.

Do czego służy

Skrócenie czasu potrzebnego na zebranie odpowiedzi z wielu modułów.

Kiedy używać

Gdy potrzebujesz szybkiego zestawienia, listy zaległości, CSV lub analizy trendu bez ręcznego przeklikiwania panelu.

Kto korzysta

Manager Owner Operator
1

Pytaj o konkretny zakres dat, lokalizację, status lub rodzaj danych.

2

Jeżeli chcesz eksport, od razu zaznacz format, np. CSV.

3

Traktuj odpowiedź AI jako warstwę analityczną nad realnymi rekordami, a nie pełny substytut raportów źródłowych.

Najczęstsze błędy

  • Zbyt ogólne pytania bez zakresu czasu lub bez wskazania rodzaju danych.
  • Używanie AI do ostatecznej decyzji finansowej bez porównania z raportem lub listą dokumentów.

Powiązane moduły

Raporty Płatności Należności
Integracje 3 artykuły

Aplikacje i integracje

Włączanie modułów, testy połączeń, konfiguracja TTLock, KSeF, SMTP, płatności i innych aplikacji tenantowych.
aplikacje ttlock ksef smtp integracje moduły płatności

Jak działa aktywacja aplikacji

Wiele pól, akcji i ekranów pojawia się dopiero po aktywacji konkretnej aplikacji. To ważne zarówno dla operatora, jak i supportu.

Do czego służy

Kontrola tego, które funkcje mają być aktywne w danym tenancie i kiedy UI powinno je pokazywać.

Kiedy używać

Przy wdrażaniu operatora, rozbudowie systemu o nowe funkcje i diagnozie braku widocznych pól.

Kto korzysta

Owner Manager Support
1

Włącz moduł w panelu aplikacji operatora i sprawdź jego status licencji.

2

Przejdź do konfiguracji i uzupełnij wymagane dane połączeniowe lub biznesowe.

3

Po aktywacji zweryfikuj, czy nowe pola i akcje faktycznie pojawiły się w odpowiednich modułach.

Najczęstsze błędy

  • Zakładanie, że sam zakup licencji aktywuje cały proces bez konfiguracji aplikacji.
  • Brak testu, czy ukryte wcześniej elementy interfejsu pojawiły się po aktywacji modułu.

Powiązane moduły

Aplikacje Ustawienia Role

TTLock i zdalny dostęp do boksów

TTLock umożliwia klientowi otwieranie i zamykanie boksu tylko przy aktywnej aplikacji, poprawnym mapowaniu zamka i aktywnym najmie.

Do czego służy

Samoobsługa klienta końcowego przy zachowaniu bezpieczeństwa i automatycznym odbieraniu dostępu po najmie.

Kiedy używać

Gdy operator wdraża dostęp zdalny, diagnozuje brak przycisku klienta albo pracuje na logach otwarć.

Kto korzysta

Operator Manager Support
1

Zsynchronizuj zamki, przypisz je do boksów i odśwież ich stan.

2

Zweryfikuj, czy tylko aktywne rezerwacje mają grant dostępu i czy klient widzi właściwe akcje.

3

Przy końcu najmu sprawdź automatyczne odebranie dostępu lub użyj ręcznej akcji operatora.

Najczęstsze błędy

  • Przypisywanie zamka do boksu bez późniejszej weryfikacji stanu i logów.
  • Pozostawienie aktywnego dostępu po zakończeniu najmu bez testu wygaszania grantów.

Powiązane moduły

Rezerwacje Panel klienta Logi TTLock

SMTP, KSeF i kanały rozliczeń

Integracje rozliczeniowe i komunikacyjne powinny być przetestowane jeszcze przed startem operacyjnym. Sam zapis konfiguracji nie wystarczy.

Do czego służy

Zapobieganie sytuacjom, w których system działa częściowo, ale klient nie dostaje maili albo dokument nie trafia do właściwego kanału.

Kiedy używać

Przy wdrożeniu nowego operatora, zmianie dostawcy poczty, aktywacji KSeF lub zmianie polityki fakturowania.

Kto korzysta

Owner Manager Księgowość
1

Skonfiguruj SMTP operatora lub świadomie korzystaj z fallbacku platformowego.

2

Dla KSeF uzupełnij NIP firmy, token i endpointy, a potem wystaw testowy dokument B2B.

3

Upewnij się, że polityka wystawiania i fallback kanałów zgadza się z procesem operatora.

Najczęstsze błędy

  • Brak rozróżnienia między dokumentami dla osoby fizycznej a dokumentami B2B przy KSeF.
  • Zmiana ustawień maila bez późniejszego testu rzeczywistej wysyłki z procesu rezerwacyjnego.

Powiązane moduły

Faktury Płatności Notyfikacje
FAQ

Najczęstsze pytania

Ta sekcja zbiera najczęstsze pytania danej roli, tak aby nie trzeba było zaczynać od supportu przy każdej podstawowej wątpliwości.

6 odpowiedzi

Nie widzę pola lub przycisku, który jest opisany w dokumentacji. Co sprawdzić najpierw?

Najpierw sprawdź, czy odpowiednia aplikacja jest aktywna oraz czy Twoja rola ma prawo do danego modułu i lokalizacji. Wiele akcji jest ukrywanych zależnie od licencji, integracji lub zakresu dostępu.

Kiedy używać Płatności, a kiedy Operacji Płatniczych?

Płatności służą do oglądania i rozliczania wpływów przypiętych do dokumentów, a Operacje Płatnicze do rejestrowania i korygowania samych zdarzeń księgowych. Jeśli chcesz poprawić wpływ, zacznij od Operacji Płatniczych.

Dlaczego klient nie widzi przycisku otwierania boksu?

Najczęściej powodem jest wyłączona aplikacja TTLock, brak przypisanego zamka do boksu, ręcznie odebrany dostęp albo zakończony najem. Klient nie powinien widzieć przycisku, jeśli operator nie aktywował modułu.

Kiedy faktura trafia do KSeF?

Tylko wtedy, gdy KSeF jest aktywnym kanałem, konfiguracja jest kompletna i dokument jest wystawiony na firmę z numerem NIP. Faktury dla osób fizycznych powinny zostać na fallbacku systemowym lub innym kanale.

Jak najszybciej znaleźć błąd w obiegu dokumentów?

Zacznij od rezerwacji, a potem sprawdź kolejno: dokument sprzedażowy, płatność, podpis, powiązane dokumenty klienta i logi notyfikacji. Najwięcej wyjaśnia spojrzenie na cały łańcuch, a nie na pojedynczy moduł.

Co sprawdzić przed oddaniem systemu operatorowi do pracy na żywo?

Przejdź pełny UAT: rezerwacja, płatność, umowa, aneks, faktura, saldo, dokument klienta, raport i integracje. Bez tej ścieżki łatwo przegapić brak w jednym z modułów pomocniczych.